לפני שמחליטים מה להפוך לאוטומטי,12 תהליכים ששווה לבדוק.
עברו על הרשימה וסמנו לעצמכם כל תהליך שקורה אצלכם לפחות פעם בשבוע. אם שלושה ומעלה נשמעים מוכרים - יש כאן זמן שאפשר להחזיר.
-
01
קליטת ליד חדש
פנייה נכנסת מהאתר, מהטלפון או מהרשתות, ומישהו מעתיק אותה ידנית לגיליון או ל-CRM.
כמה זמן עובר מרגע הפנייה ועד התשובה הראשונה?
-
02
תשובות שחוזרות על עצמן
אותן שאלות על מחיר, זמינות, אזורי שירות או תנאי עבודה - כל יום מחדש.
מה חמש השאלות שאתם עונים עליהן הכי הרבה?
-
03
בניית הצעת מחיר
אותו מסמך, עם שינויים קטנים, שנבנה כל פעם מחדש מקובץ ישן.
איזה חלק בהצעה באמת משתנה בין לקוח ללקוח?
-
04
מעקב אחרי לקוחות שלא חזרו
מישהו אמור לזכור לחזור, ובפועל זה תלוי בזיכרון ובעומס של אותו יום.
כמה פניות נעלמות אצלכם בחודש?
-
05
העברת מידע בין מערכות
טופס, גיליון, מערכת הנהלת חשבונות ותוכנת הניהול - ואותו מידע נכתב בכולן.
איפה אותו נתון נרשם יותר מפעם אחת?
-
06
סיכום מסמכים ומיילים
קריאה של שרשור ארוך או מסמך שלם רק כדי להוציא ממנו שתי שורות.
מי בצוות מבזבז הכי הרבה זמן על קריאה שאפשר לקצר?
-
07
כתיבת תוכן שיווקי
תיאור מוצר, פוסט, ניוזלטר או עדכון ללקוחות - כל פעם מהתחלה.
איזה מידע כבר קיים אצלכם ואפשר לגזור ממנו תוכן?
-
08
תזכורות ועדכוני סטטוס
תזכורת לפגישה, עדכון על שלב בעבודה, בקשה למסמך חסר.
אילו הודעות אתם שולחים תמיד באותו נוסח?
-
09
מיון פניות ובקשות
מישהו קורא כל פנייה ומחליט לאן היא הולכת - שירות, מכירות או תפעול.
לפי איזה כלל אתם מחליטים? אם יש כלל, אפשר להפוך אותו לאוטומטי.
-
10
דוחות ואיסוף נתונים
איסוף ידני של מספרים מכמה מקומות כדי להרכיב תמונה שבועית או חודשית.
כמה זמן לוקח להכין את הדוח, וכמה זמן קוראים אותו?
-
11
הרשמות לחוגים, שיעורים וסדנאות
טופס הרשמה, אישור למשתתף, רשימת המתנה ורשימת נוכחות - כל אחד מהם נשמר במקום אחר ומתעדכן ביד.
כמה זמן לוקח לסגור הרשמה אחת מהרגע שהטופס נשלח?
-
12
שליחת עדכונים לכמה קבוצות וואטסאפ
אותה הודעה נשלחת ידנית לקבוצה אחרי קבוצה, ותמיד יש אחת ששוכחים.
לכמה קבוצות אתם שולחים את אותו עדכון, וכמה פעמים בשבוע?
איזה מהם קורה אצלכם?
השאירו שם וטלפון ואחזור אליכם. אם בא לכם לספר יותר - יהיה לכם מקום לזה מיד אחרי.
הפרטים התקבלו.
אחזור אליכם בקרוב. בינתיים חשבו על התהליך שהכי מעצבן אתכם מהרשימה - שם נתחיל.